Allmänt om delegering

Att delegera innebär att man överför beslutanderätten till någon annan. Det organ som på grund av lag eller andra bestämmelser har fått befogenhet att fatta beslut kan av olika skäl vilja uppdra åt någon annan (delegat) att fatta vissa beslut i dess ställe. En väl fungerande organisation förutsätter att all beslutanderätt inte samlas centralt på ett enda organ. Genom att sprida beslutanderätten till den eller dem som har bäst möjlighet att överblicka konsekvenserna av ett beslut får man en mindre tungrodd administration och en snabbare och enklare beslutsomgång. Delegationen bör inte omfatta ärenden som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. En grundläggande regel är också att det organ som lämnar över beslutanderätten inte kan frånhända sig sitt ansvar. Det som delegeras är endast rätten att fatta beslut. Ansvaret för dessa beslut ligger därför alltid kvar på det organ som beslutat om delegationen.

I kyrkoordningen (KO) finns med ett undantag inga bestämmelser om delegation. Detta innebär att kyrkorådet/kyrkonämnden har full frihet att själv bestämma formerna för och innehållet i delegationen. Undantaget gäller beslut om upplåtelse av kyrka. I 41 kap 6 § KO anges villkoren för delegation. Delegation kan bara ske till kyrkoherden eller till en avdelning (utskott) under kyrkorådet i vilken kyrkoherden måste ingå. Detta är den enda bestämmelsen i kyrkoordningen som reglerar villkoren för delegation.

Även arbetsmiljölagen bör nämnas i detta sammanhang. Enligt denna lag ska arbetsmiljöarbetet bedrivas på ett systematiskt sätt. Detta kräver rutiner som klargör ansvarsfördelningen mellan chefer på olika nivåer i organisationen. Arbetsmiljöansvaret ska delegeras skriftligen och accepteras av delegaten genom underskrift. Sådan delegation innefattar även överflyttande av ansvaret.

Beslut - verkställighet - förberedande åtgärder
I den löpande verksamheten fattas en mängd beslut, framför allt på tjänstemannanivå, som inte är formella beslut i kyrkoordningens mening. Det handlar då främst om åtgärder av rent förberedande eller verkställande art. Det typiska för sådana åtgärder är att de inte inrymmer några beslutsalternativ eller valmöjligheter. Exempel på detta kan vara att utfärda räkningar, tillämpa olika typer av taxor eller att bereda och ta fram underlag till beslut som skall fattas av de valda organen. Även frågor om inköp och upphandling av material, varor och tjänster inom av kyrkoråd/kyrkonämnd anvisade ramar sköts normalt av anställd personal. Vidare kan nämnas att MBL-förhandlingar handhas av en tjänsteman utan någon formell delegation från kyrkoråd/kyrkonämnd. Sådana förhandlingar ingår som ett led i beslutsprocessen men några egentliga beslut fattas ju inte vid dessa tillfällen.

Ansvaret för förberedande och verkställande åtgärder inom givna ramar ingår underförstått i chefens ledarskapsfunktion.

När kyrkorådet eller kyrkonämnden delegerar skall det handla om ”verklig” beslutanderätt, dvs. sådana beslut som, om delegation inte skett, normalt ligger på kyrkorådet/kyrkonämnden. Kännetecknande för sådana beslut är bl.a. att det finns flera alternativa lösningar och att det måste göras vissa överväganden och bedömningar. Det är oundvikligt att gränsen i många fall är flytande mellan vad som är beslut som kan bli föremål för delegation och vad som är att betrakta som ren verkställighet.

Vad bör delegeras?
En huvudprincip är att ärenden av principiell beskaffenhet eller som i övrigt är av större vikt inte bör bli föremål för delegation. Beslut som har betydelse för verksamhetens omfattning, inriktning eller kvalitet men även prioriteringar mellan olika önskemål bör därför ligga kvar på kyrkorådet/kyrkonämnden i sin helhet. Ärenden som är lämpliga att delegera skall normalt vara sådant som ofta förekommer, men som saknar principiell betydelse. Fördelningen av ärenden som bör ligga kvar på kyrkorådet/kyrkonämnden och ärenden som bör delegeras blir beroende av församlingens eller samfällighetens storlek. Ett ärende kan vara ett rutinärende i en stor samfällighet medan samma ärende i en liten församling kan vara en viktig fråga som kräver kyrkorådets ställningstagande. I bilagorna ”Förteckning över delegeringsbara ärenden” finns en uppräkning av ett stort antal ärenden inom olika verksamhets-områden. Uppräkningen kan naturligtvis inte göra anspråk på att vara uttömmande, men den torde omfatta de flesta i ett kyrkoråd/kyrkonämnd förekommande ärenden. Vilka av dessa som är lämpliga att delegera måste avgöras lokalt. Rent generellt torde dock kunna hävdas att ju större enhet det handlar om, desto fler ärenden torde kunna bli föremål för delegation.


Vem kan bli delegat?
Den som fattar beslut på delegation benämns delegat. Som framgått ovan saknar kyrkoordningen regler om till vem eller vilka delegation kan ske. Detta innebär att en enskild ledamot, utskott (avdelning av kyrkorådet/kyrkonämnden) och tjänsteman (en eller flera) kan få fatta beslut på kyrkorådets/kyrkonämndens uppdrag.


Vad ska en delegationsordning innehålla?
Kyrkorådets/kyrkonämndens beslut om vad som delegeras och till vem eller vilka delegation sker tas lämpligen in i en s.k. delegationsordning. Som hjälpmedel för att ta fram en sådan kan bifogade förteckningar över delegeringsbara ärenden användas, bilagorna A - C.

I delegationsordningen kan även vissa generella bestämmelser tas in som delegaten har att följa. Det ska av delegationsordningen framgå att den som fattat beslut på delegation har anmälningsskyldighet till kyrkorådet/kyrkonämnden för de beslut som fattats. Detta är motiverat av framför allt det skälet att ansvaret för de fattade besluten alltid ligger kvar på kyrkorådet/kyrkonämnden. Även om ett beslut som fattats på delegation i efterhand inte kan ändras eller upphävas av kyrkorådet/kyrkonämnden är det viktigt att kyrkorådet/kyrkonämnden alltid har full insyn i verksamheten för att vid behov kunna ingripa genom att exempelvis återkalla given delegation. Även regler för vidaredelegation och andra direktiv och föreskrifter för delegationsrätten bör tas med i delegationsordningen.


Församlingar och samfälligheter
I en samfällighet kan delegation ske från såväl samfällighetens kyrkonämnd som församlingarnas kyrkoråd. Kyrkonämndens och församlingskyrkorådens möjligheter att delegera beslutanderätt begränsas till den ansvarsfördelning som framgår av kyrkoordningen. Församlingskyrkoråden kan därutöver delegera sådana ärenden som kyrkonämnden enligt 4 kap. 31 § KO uppdragit åt respektive församlingskyrkoråd att fatta beslut i. Vad gäller personalärenden är det vår uppfattning att lönefrågor för all personal bör hanteras på samfällighetsnivå och inte delegeras ut till församlingarna. Av det skälet finns dessa ärenden inte med bland delegeringsbara ärenden för kyrkoråd i församling som ingår i samfällighet och pastoratsnämnd enligt bilaga C.


Särskild nämnd
Det bör påpekas att omfattningen och innehållet i en delegationsordning blir beroende av rådande nämndorganisation i respektive församling eller samfällighet. Om det exempelvis finns en särskild kyrkogårdsnämnd är det den nämnden som beslutar om en delegationsordning som motsvarar de arbetsuppgifter som ankommer på nämnden enligt gällande reglemente. Detta innebär bl.a. att de ärendegrupper i bilagan som finns under rubriken begravningsverksamhet enbart kan delegeras av kyrkogårdsnämnden när sådan finnes.


Det lokala arbetet med delegationsordningen
Med hänsyn till de variationer som finns både när det gäller de lokala enheternas storlek och organisation är det inte möjligt att lägga fram något ”normalförslag” till delegationsordning. Inom varje församling och samfällighet måste man därför själv resonera sig fram till lämpliga och väl fungerande delegationsordningar. Detta dokument med bilagor är endast att betrakta som ett hjälpmedel. Gå igenom förteckningen över delegeringsbara ärenden med de kommentarer som finns och försök att hitta en ordning som passar i den egna församlingen eller samfälligheten.

Vad gäller personalfrågorna bör dock som huvudprincip gälla att den som fungerar som arbetsledare också anförtros rätten att fatta vissa beslut för underställd personal. Eftersom kyrkoherden enligt 2 kap. 6 § tredje st. KO leder verksamheten såvitt avser gudstjänst, undervisning, diakoni och mission medför detta att kyrkoherden automatiskt är arbetsledare för all personal som arbetar med sådana uppgifter. Till kyrkoherden bör därför delegeras att exempelvis bevilja semester för sådan personal och i övrigt fatta sådana beslut som normalt följer av ett ledningsansvar. I de fall en kyrkokamrer/kanslichef eller kyrkogårdschef har ett självständigt ansvar ges delegationen på motsvarande sätt till honom/henne.

Avslutningsvis påpekas att bifogade förteckningar över delegeringsbara ärenden finns i tre bilagor. Bilaga A avser kyrkoråd i församling som inte ingår i samfällighet, bilaga B avser kyrkonämnd samt bilaga C avser kyrkoråd i församling som ingår i samfällighet samt pastoratsnämnd som enligt 2 kap 10 § KO ska finnas för församlingar i ett flerförsamlings-pastorat som ingår i en flerpastoratssamfällighet.

I kommentarkolumnen i de bifogade förteckningarna använder vi oss omväxlande av orden ”kan”, ”bör” och ”skall”. Det finns anledning att klargöra vad vi menar med detta.

När det står ”skall” innebär det naturligtvis inte att det är något som är tvingande enligt KO. Vi har dock valt att använda ordet ”skall” när vi anser att det är självklart att ärendet delegeras.

När vi använder ordet ”bör” innebär det att vi rekommenderar att delegation sker men att andra lösningar är acceptabla.

När det står ”kan” lämnar vi ingen rekommendation över huvud taget. Kyrkorådet/kyrkonämnden bör för dessa ärenden noga överväga vilken ordning man vill ha i den egna församlingen eller samfälligheten.

Handläggare: Patrik Tibbling