”Firma” är i juridisk mening en benämning under vilken en viss verksamhet bedrivs. Oftast tänker man nog på någon typ av affärsverksamhet, men i lagens mening gäller det alla juridiska personer. En församling, en samfällighet eller ett stift är i den här betydelsen också en ”firma”.
Om ”firma” alltså är namnet så blir firmateckning en ”namnteckning” för den juridiska personen. En fysisk person skriver sin egen namnteckning, men en juridisk person måste själv besluta vem eller vilka som har rätt att skriva dess ”namnteckning”.
I aktiebolagslagen och i lagen om ekonomiska föreningar finns särskilda regler om firmateckning. Enligt båda lagarna är det styrelsen som företräder den juridiska personen och tecknar dess firma. Styrelsen kan sedan ge en styrelseledamot, en VD eller någon annan rätt att företräda bolaget eller föreningen och även teckna dess firma.
Gäller även Svenska kyrkan
För Svenska kyrkans del finns inte några special regler om firmateckning. Men enligt kyrkoordningen är det kyrkorådet eller kyrkonämnden som bör betraktas som styrelse. Det betyder att kyrkorådet eller kyrkonämnden som 'helhet alltid får företräda församlingen eller samfälligheten. På samma sätt företräder hela stiftsstyrelsen stiftet och hela kyrkostyrelsen hela trossamfundet Svenska kyrkan.Ett kyrkoråd eller kyrkonämnd kan på ett i rätt ordning utlyst sammanträde fatta beslut på hela kyrkorådets/kyrkonämndens vägnar om fler än hälften av ledamöterna är närvarande.
Firmatecknare är de som utsetts av kyrkorådet eller kyrkonämnden att företräda församlingen eller samfälligheten med en generell rätt att teckna dess firma. Dessa firmatecknare skall anmälas till Organisationsregistret och kommer då att registreras i Kammrakollegiets trossamfundsregister.
Firmateckningsbeslutet
Så skall beslut om firmateckning se ut:§ 1 Firmateckning
Upptogs till överläggning fråga om tecknande av församlingens/samfällighetens firma
Kyrkorådet/kyrkonämnden beslöt
att uppdra till kyrkorådets/kyrkonämndens ordförande Bengt Andersson och församlingens/samfällighetens kyrkokamrer Anders Bengtsson i förening teckna församlingens/samfällighetens firma samt att till ersättare för Andersson utse kyrkorådets/kyrkonämndens vice ordförande David Carlsson och som ersättare för Bengtsson utse kamrersassistent Carl Davidsson.
När detta beslut har tagits skall det omedelbart rapporteras in till Organisationsregistret samt bekräftas med protokollsutdrag.
Enskilt eller ”i förening”
Firmateckningsrätten kan ges till enskilda personer var för sig eller två eller flera tillsammans. Handlar det om det sistnämnda så brukar det uttryckas som firmateckningsrätt ”i förening”. Det är inget krav. Men det kan finnas goda skäl till detta, till exempel god intern kontroll.Man bör ange vem eller vilka som avses med personnamn. Om man bara anger någon i en viss befattning innebär det att det krävs flera handlingar (protokollsutdrag eller anställningsbevis) för att visa att personen är behörig att teckna firma. Att utse ersättare för firmatecknarna är praktiskt, men inget krav. Man kan ha fler ersättare än två och även de kan ha rätten ”i förening”.
Om inget datum anges i paragrafen gäller beslutet från den dag då protokollet är justerat. Inget hindrar val av annan tidpunkt för giltighet. Datumet för giltighet kan också sättas bakåt i tiden, exempelvis 1 oktober, 2001.
Ytterligare en möjlighet är att kyrkorådet eller kyrkonämnden i efterhand godkänner underskrifter på de aktuella handlingarna.
Inget tvång
Varken lag eller kyrkoordningen tvingar församlingar och samfälligheter att utse firmatecknare. Kyrkoråd och kyrkonämnder kan själva företräda sina församlingar. Men att kunna samla alla ledamöter för underskrifter är oftast svårt och opraktiskt. Möjligheten finns att på församlingens eller samfällighetens anslagstavlor senast dagen före sammanträdet och ”på lämpligt sätt” vid samma tidpunkt sammankalla ledamöterna till möte för behandling av brådskande ärende. Det är inte möjligt att ersätta mötet med ett telefonsammanträde eller att ett per-capsulam-sammanträde där ledamöterna undertecknar ett beslut utan att träffas.Församlingar och samfälligheter rekommenderas att anmäla beslut som firmatecknare till Organisationsregistret (och därmed till trossamfundsregistret) även om man väljer att i den dagliga verksamheten behålla beslut om delegation och fullmakter. Annars riskerar församlingen eller samfälligheten att behöva sammankalla hela kyrkorådet/kyrkonämnden för att underteckna avtal eller annan handling.