Det öppna samtalet och den fria granskningen av Svenska kyrkans verksamhet är av avgörande vikt. Offentlighetsprincipen tillämpas för all kyrklig verksamhet, när det inte är uppenbart att andra intressen väger tyngre.
Så lyder inledningstexten till kyrkoordningens bestämmelser om handlingar och register. Offentlighetsprincipen innebär att handlingar och uppgifter som finns hos Svenska kyrkan är tillgängliga för alla som vill ta del av dem, oavsett om de är kyrkotillhöriga eller inte. Offentlighet är huvudregel. En medarbetare får endast vägra att lämna ut en handling om det finns stöd för det i kyrkoordningen. När Svenska kyrkan var en del av det allmänna gällde den statliga offentlighetsprincipen för alla handlingar. Rätten att ta del av handlingar reglerades i tryckfrihetsförordningen, och undantagen härför fanns bl.a. i sekretesslagen. Dessa regler gäller fortfarande för begravningsverksamheten. Denna verksamhet är nämligen en del av det allmänna, även om staten har anförtrott Svenska kyrkan att sköta uppgiften. Den statliga offentlighetsprincipen gäller också för handlingar som rör den kyrkoantikvariska ersättningen. Sedan relationsändringen har Svenska kyrkan i stället en inomkyrklig offentlighetsprincip för den kyrkliga verksamheten. Den grundläggs redan i lagen om Svenska kyrkan. I kyrkoordningen finns det sedan bestämmelser som närmare anger vad handlingsoffentligheten innebär, samt undantagen från den.
Vad är en handling?
Offentlighetsprincipen innebär således en rätt för var och en att ta del av Svenska kyrkans handlingar. Enligt kyrkoordningen är en handling en framställning i skrift och bild eller en teknisk upptagning (t.ex. ett ljudband). För att en handling skall räknas som en Svenska kyrkans handling, måste den också förvaras hos Svenska kyrkan och vara antingen inkommen till eller upprättad hos Svenska kyrkan. Reglerna gäller för alla enheter inom Svenska kyrkan, dvs. såväl församlingar, samfälligheter, stift och den nationella nivån. I denna artikel kommer dock begreppet församlingen genomgående att användas. Om någon kommer till församlingens kansli för att ta del av en handling, får någon avgift härför inte tas ut. Begär personen ifråga att få en kopia av en handling har församlingen dock möjlighet att ta ut en avgift som motsvarar kopierings- och eventuellt portokostnader. En begäran om att få ta del av eller att få en utskrift eller kopia av en handling skall alltid behandlas skyndsamt.Vem beslutar?
Det är naturligt att den som har hand om den efterfrågade handlingen gör en första bedömning av om den kan lämnas ut eller inte. Om han eller hon är tveksam, eller anser att handlingen inte kan lämnas ut, skall ärendet lämnas till den juridiska personen, dvs. församlingen (i praktiken kyrkorådet) för beslut. Om församlingen beslutar att handlingen inte kan lämnas ut, kan detta beslut överklagas till domkapitlet. Domkapitlets beslut kan i sin turöverklagas till Svenska kyrkans överklagandenämnd. Är det fråga om handlingar som hänför sig till begravningsverksamheten eller den kyrkoantikvariska ersättningen, överklagas beslutet istället till kammarrätten. I bägge fallen skall överklagandet vara inkommet inom tre veckor från den dag den klagande fått del av avslagsbeslutet. Rätten att fatta beslut på kyrkorådets vägnar kan delegeras till någon anställd. Eftersom handlingar kan innehålla känsliga uppgifter är det viktigt att rätten att fatta beslut ges till någon som är väl förtrogen med de uppgifter som kan förekomma.
Undantag från handlingsoffentlighet
Offentlighetsprincipen gäller för all kyrklig verksamhet om det inte är uppenbart att något annat intresse väger tyngre. Undantagen från handlingsoffentligheten finns upptagna i 54 kap. kyrkoordningen. Här redogörs kortfattat för några av dem.Själavårdssekretess
Uppgift som någon lämnat till biskop eller präst under bikt eller enskild själavård får aldrig röjas, inte ens om konfidenten (dvs. den som lämnat uppgiften) samtycker till det. Här råder alltså en absolut tystnadsplikt. Vad som menas med bikt är klart avgränsat. Bikten, som skall ske enskilt, innefattar att den biktande bekänner sina synder och att prästen tillsäger förlåtelsen på Kristi uppdrag. Tystnadsplikt vid enskild själavård avser uppgifter som lämnats under avskildhet i ett personligt möte mellan en präst och en konfident. Finns sådana uppgifter i en handling (t.ex. i ett personligt brev till präst, där konfidenten berättar om sitt liv eller sin tro) får dessa uppgifter således inte lämnas ut. Uppgift som anförtrotts en diakon under själavårdande samtal får inte heller röjas. Anteckningar eller brev som rör konfidentens liv eller tro får därför inte lämnas ut. Diakonen får dock röja uppgiften om konfidenten medger det. Den tystnadsplikt som diakonen har är nämligen av ett annat slag än prästens absoluta tystnadsplikt. Det beror på att diakonen har en annan uppgift än prästen. Diakonen har i sin vigning lovat att hjälpa den som behöver hans eller hennes tjänst och stå på de förtrycktas sida. Diakonen måste vara beredd att bistå den hjälpsökande vid kontakter med myndigheter och domstolar. Om konfidenten inte skulle kunna lösa diakonen från sin tystnadsplikt, skulle detta kunna motverka dennes egna behov.Förbud mot att röja personliga och känsliga uppgifter
Människor som deltar i församlingens verksamhet måste kunna lite på att uppgifter om deras personliga förhållanden inte förs vidare. Det är därför inte tillåtet att röja uppgifter om enskilds personliga förhållanden i kyrkans församlingsvårdande verksamhet. I princip skulle allt arbete som utförs i församlingen kunna klassas som församlingsvårdande verksamhet. Det kan t.ex. röra sig om konfirmationsundervisning, sorgegrupper, församlingsaftnar eller övning med kyrkokören. Här berörs alla kyrkans medarbetare, såväl präster, diakoner, barntimmeledare, husmor, vaktmästare som kantor. Om det är uppenbart att uppgiften kan lämnas utan att den berörde tar skada av det, kan uppgiften lämnas ut. Den som står inför att lämna ut uppgiften måste göra en skadebedömning i varje enskilt fall. Om det skulle förekomma uppgifter om t.ex. sjukdom eller missbruk får dessa normalt inte lämnas ut. Uppgifter om en persons adress eller telefonnummer är däremot i allmänhet offentliga.Uppgift som lämnats inom kyrkans familjerådgivning får aldrig röjas. Inom kyrkans personaladministration är det förbjudet att röja uppgifter om en anställds eller förtroendevalds personliga förhållanden. Uppgift kan dock röjas om det står klart att den berörde inte lider men om uppgiften kommer ut. Beslutet om en uppgift kan lämnas ut eller inte måste bedömas från fall till fall, sedan den som ansvarar för handlingen gjort en bedömning av vilka följder ett utlämnande skulle få. Uppgifter i sjukintyg och rehabiliteringshandlingar får i allmänhet inte röjas. Uppgifter om lön, förmåner och andra anställningsvillkor måste dock alltid lämnas ut.
Förbud mot att röja vissa uppgifter i kyrkobokföringen
Inom kyrkobokföringen råder förbud mot att röja uppgifter om enskilda personer endast om det av någon särskild anledning kan antas att personen ifråga skulle lida men om uppgiften röjs. Huvudregeln är alltså att uppgiften bör kunna lämnas ut. Även här måste dock en bedömning göras i varje enskilt fall. Uppgift om en persons adress och telefonnummer måste normalt lämnas ut.Varför är det så viktigt?
En god sammanfattning ges i biskopsbrevet ”Tystnadsplikt och sekretess i kyrkans arbete”: I kyrkans liv och verksamhet är hanterandet av frågor om offentlighet och sekretess av avgörande betydelse för troheten och trovärdigheten. Svenska kyrkan vill erbjuda en plats för trygghet och tillit, en miljö där Gud blir centrum i våra liv. Detta förutsätter att alla medarbetare i olika funktioner strävar efter att förverkliga öppenhet, ärlighet och respektfullhet i sina relationer. En sida av det är bestämmelserna om offentlighet, tystnadsplikt och sekretess.___
Bestämmelserna om offentlighet och sekretess finns i 53 och 54 kap. kyrkoordningen. I 30–32 kap. finns det också bestämmelser om tystnadsplikt för biskop, präst och diakon för uppgifter som anförtrotts dem under bikt och enskild själavård respektive själavårdande samtal. Bestämmelser om tystnadsplikt i övrigt finns i kollektivavtal (Kyrkans avtal 01).
Handläggare: Per Westberg